Teamroosteren

‘Mensen hebben behoefte aan meer zeggenschap in hun rooster’

Het Groene Hart Ziekenhuis werkt sinds juni 2025 op twee afdelingen met teamroosteren via de roostermodule van Ortec. Het doel is duidelijk: medewerkers meer invloed geven op hun rooster. De eerste maanden laten zien dat dit werkt, mits teams naar elkaar blijven luisteren, evalueren en hun werkwijze blijven aanscherpen. ‘Wat op de ene afdeling goed werkt, hoeft niet automatisch ook op een andere afdeling te passen.’

De wens voor meer eigen regie leefde al langer binnen het ziekenhuis, vertelt Xandra du Prie, teamleider van het centrale planbureau Plan C. ‘Mensen willen graag meer invloed op hun rooster; dat komt vaak terug in medewerkersonderzoeken, en in cao-onderhandelingen is het ook altijd onderwerp van gesprek. De uitdaging was dan ook: hoe geven we medewerkers meer zeggenschap en krijgen we tegelijkertijd een 24-uursrooster sluitend?’ Een eerste stap was een zelfgemaakt Excel-bestand waarin medewerkers nachten en weekenden konden intekenen. Met de aanschaf van de zelfroostermodule van Ortec ontstond de mogelijkheid om het proces structureler aan te pakken. Xandra: ‘We hebben bewust gekozen voor het woord teamroosteren in plaats van zelfroosteren; je maakt je eigen rooster, maar een rooster voor een heel team maak je met elkaar. Alles moet in elkaar passen.’

Twee pilots

Het ziekenhuis startte met een pilot rondom teamroosteren op twee afdelingen: de Acute Opname Afdeling (AOA) en de longafdeling. ‘Op de longafdeling waren mensen al redelijk tevreden over het rooster’, vertelt planner Margo Teunissen. ‘Maar op de AOA was de formatie krapper en bleek de behoefte aan invloed groter.’ Op de afdelingen werden ambassadeurs benoemd, onder wie verpleegkundige Marten Evengroen, van de AOA, die bij een eerdere werkgever al ervaring opdeed met teamroosteren. ‘Collega’s dachten in het begin vaak dat ze alle problemen zelf moesten oplossen,’ vertelt hij. ‘Dan was het fijn om te kunnen zeggen: je mag gewoon je wensen aangeven. Je hoeft niet alles zelf dicht te timmeren.’ Voor de start maakte de afdeling duidelijke afspraken, schetst Marten. ‘We vragen teams om weekenddiensten volledig in te plannen en nachtdiensten in blokken te roosteren. Dat zorgt voor rust, continuïteit en een beter passend rooster. Als mensen alleen losse diensten kiezen, ontstaan er gaten die later nauwelijks logisch in te vullen zijn.’ Verder roosteren ook medewerkers van FIER, het interne uitzendbureau, mee wanneer ze langdurig op een afdeling werken. Xandra: ‘We werken niet met zzp’ers, maar medewerkers van FIER die bij ons in dienst zijn staan in ons roostersysteem en kunnen gewoon mee teamroosteren. Ook verpleegkundigen die vanwege hun expertise op meerdere afdelingen werken worden op deze manier flexibel ingezet.’

‘Als mensen alleen losse diensten kiezen, ontstaan er gaten die later nauwelijks logisch in te vullen zijn.’

Anonieme enquête

Twee maanden na de start in juni volgde een evaluatie van de pilot, vertelt Xandra. ‘Naar aanleiding van deze evaluatie hebben we iets anders uitgeprobeerd, om het proces zo goed mogelijk te optimaliseren.’ Dit najaar volgde een anonieme enquête. Een opvallende uitkomst was dat veel medewerkers graag wilden beginnen met het inplannen van nachten en weekenden, vertelt Marten. ‘In de pilot was die volgorde eerder losgelaten, vanuit de gedachte dat dit meer vrijheid zou geven. Maar uit de enquête bleek dat mensen juist behoefte hadden aan die houvast, dus hebben we dat hersteld.’ Het nieuwe roosterproces is inmiddels goed ingeburgerd, vult Margo aan. ‘Collega’s begrijpen het systeem steeds beter en geven aan dat ze het prettig vinden dat we teamroosteren.’

Leren van anderen

Het Groene Hart Ziekenhuis zocht ook contact met andere ziekenhuizen, vertelt Margo. ‘Zo heb ik contact gehad met een planner uit het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis in Tilburg, die ik ken van de post-hbo-opleiding Plannen in de zorg van de StAZ. In Tilburg werken ze al langer met de zelfroostermodule van Ortec. Ons gesprek leverde praktische adviezen op, zoals vaste planmomenten. Sindsdien start op de eerste maandag van de maand de eerste ronde en geef ik als planner tussentijds feedback. Bijvoorbeeld: de nachten zijn op zich goed gevuld, maar voor deze specifieke diensten zoeken we nog iemand. Kan iemand van jullie schuiven?’ Het team werkt bovendien met een jaarkalender, waarbij steeds twee maanden worden opengesteld om ingepland te worden, vertelt Xandra. ‘Zodat mensen in één keer kunnen worden ingeroosterd voor een langere periode.’

Teamroosteren is geen wondermiddel, benadrukt Xandra. ‘In een 24-uursdienst zullen er altijd diensten overblijven die minder populair zijn. Voor de planner betekent het ook niet per se minder werk.’ Margo vult aan: ‘In ronde één vullen mensen hun ideale rooster in, in ronde twee doen ze concessies, en in ronde drie maken wij het sluitend. Maar: hoe meer medewerkers samen oplossen in ronde één en twee, hoe meer ze samen invloed houden op het rooster.’

Geleerde lessen

Uit de pilots komen enkele duidelijke inzichten. Begin bij afdelingen waar de behoefte groot is, vertelt Xandra. ‘Teams met een cyclisch rooster hebben minder aan teamroosteren.’ Marten benadrukt de rol van ambassadeurs, die het proces en het systeem al goed kennen. ‘Je hebt iemand nodig die collega’s kan helpen, ook ’s avonds en in het weekend.’

Volgens Xandra is vooral blijven luisteren essentieel. ‘Doe evaluaties en gebruik anonieme enquêtes. Dan hoor je ook de mensen die niet het hardst roepen.’ Margo ziet de waarde van inspiratie buiten de eigen muren. ‘Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Er zijn genoeg ziekenhuizen die hun ervaringen willen delen.’ Het Groene Hart Ziekenhuis rolt het teamroosteren de komende tijd stap voor stap verder uit, vertelt Marten ten slotte. ‘Het kost tijd en geduld, en je moet blijven luisteren. Maar als je dat doet, zie je echt dat de tevredenheid groeit.’

Meld je aan voor de nieuwsbrief of volg ons op:

Een samenwerkingsverband van sociale partners in de branche ziekenhuizen