Plannen en roosteren
Van taak naar vak: hoe VieCuri roosteren strategisch op de kaart zet
Programmamanager Rachel Verwiel over de lange adem van professionalisering en waarom plannen geen bijzaak meer mag zijn.
Toen Rachel Verwiel vierenhalf jaar geleden bij VieCuri binnenkwam als beleidsadviseur HR, werd roosteren nog niet gezien als een vak. Daar waar op de afdeling zelf werd geroosterd werd het vooral gezien als iets wat iemand ‘erbij deed’. Een verpleegkundige, polimedewerker of AIOS die tussendoor ‘even het rooster maakte’. Centraal was roosteren voornamelijk een administratieve taak. Maar dat is allang niet meer van deze tijd, zegt ze: ‘Roosteren raakt alles: werkplezier, continuïteit, kwaliteit en kosten. Plannen ís een vak.’ Wat begon met een vraag over jaaruren roosteren groeide uit tot een strategisch programma Roosteren & Planning, inmiddels stevig verankerd binnen het ziekenhuis.
Op zoek naar kennis: opleiding en e-learning
Toen Rachel het programma oppakte, ontdekte ze dat er nauwelijks structurele kennis in huis was. Daarom zocht ze actief aansluiting bij het aanbod en de kennis vanuit StAZ. ‘De post-hbo opleiding ‘Plannen is een vak’ is fantastisch,’ zegt ze, ‘maar niet voor iedereen haalbaar. Je wil ook planners meenemen voor wie roosteren slechts een onderdeel van hun functie is én ook leidinggevenden betrekken. De e-learning vult dat gat perfect.’
Ze sloot zich aan bij de expertgroep die de nieuwe, ziekenhuisbrede versie ontwikkelde. ‘Hoeveel krachtiger is het als je opleiden niet per ziekenhuis doet, maar vanuit een hele branche die dezelfde uitdagingen heeft?’
‘De Serious Rooster Game helpt om die onderstroom boven tafel te krijgen en richting te geven.’
De Serious Rooster Game als spiegel
Henk-Jan Messchendorp begeleidde in opdracht van StAZ VieCuri eerder met de online Serious Rooster Game, inclusief een analyse van de werkelijke knelpunten in het roosterproces: Wat laat het geplande rooster zien? Wat blijft er in de praktijk van overeind? Waar zitten de bottlenecks? Waar schuurt het tussen planning, teams en praktijk?
Rachel: ‘De analyse liet zien dat er een groot verschil was tussen wat we planden en wat er in de praktijk gebeurde. Dat gaf ons een belangrijke reality check.’ Het maakte zichtbaar dat de knelpunten wél aanwezig waren, maar nog niet overal als zodanig werden herkend.
‘De Serious Rooster Game helpt om die onderstroom boven tafel te krijgen en richting te geven, juist door het mogelijk te maken vanuit de echte dilemma’s het gesprek te voeren en gericht te kijken. De eerste keer dat we de ‘Serious Rooster Game hebben ingezet was de organisatie nog niet klaar om echt het gesprek te voeren en knelpunten te (h)erkennen. Dat was bijna twee jaar geleden. Hopelijk hebben we vooruitgang geboekt om dat nu wel te kunnen. Recent is een nieuw traject met ‘De Serious Rooster Game’ gestart bij een team waar het teamroosteren moeizaam verloopt. De planner wordt hierbij begeleid door de StAZ met als doel dat planners dit soort trajecten in de toekomst zelf kunnen begeleiden.'
Meer dan knoppenkennis
Een terugkerend thema in het gesprek: planners volgen vaak een e-learning in het roostersysteem, niet in het vak.
‘Iedereen weet welke knop in Ortec wat doet, maar niet waarom een rooster zo in elkaar zit. Dat is precies wat de e-learning wél uitlegt.’
Planners leren breder kijken naar: capaciteitsmanagement, wetgeving, FTE-berekeningen, ziekteverzuim en scenario’s, de strategische rol van het rooster, samenwerking met leidinggevenden. Het verandert de rol van planner in adviseur.
VieCuri’s aanpak: een integrale professionaliseringsslag
De e-learning is slechts één onderdeel van een veel bredere beweging binnen VieCuri. Het ziekenhuis lanceerde een compleet professionaliseringsprogramma onder de noemer Plannen is een vak.
Onder het programma vallen 5 deelprojecten:
- Een nieuw roosterbeleid (november 2024),
- Een digitaal roosterhandboek,
- Optimalisering van de inrichting van het roostersysteem voor maximale ondersteuning voor alle betrokkenen in het planproces,
- Plannen is een vak, met een professionele inrichting van de roosterorganisatie en integratie van de e-learning in het LMS,
- Ondersteuning van de maandafsluiting van het rooster met ken- en stuurgetallen
Rachel: ‘Je moet het zichtbaar maken. Zichtbaarheid geeft legitimiteit.’
Het programma werd met een opvallende, creatieve introductiecampagne in het ziekenhuis onder de aandacht gebracht. Met heliumballonnen, posters en QR-codes in het bedrijfsrestaurant en in koffiekamers werden onder andere de e-learning, het roosterhandboek en de praatplaat letterlijk en figuurlijk ‘gelanceerd’.
Van 93 decentrale roostergroepen naar dedicated planners
VieCuri staat voor een enorme uitdaging. Op dit moment wordt 60% van het ziekenhuis centraal gepland. 40% wordt nog decentraal gepland, verspreid over 93 groepen, waarbij soms 15 verschillende mensen aanpassingen kunnen doen in één rooster. ‘Dan krijg je geen uniformiteit, geen borging en geen continuïteit. We willen toe naar dedicated planners en centrale regie, zodat kennis, wetgeving en wijzigingen goed geborgd zijn en continue verbeteren centraal staat.’
‘Ik had gedacht: in twee jaar zijn we een heel eind. Dat was naïef.’
Lange adem en veel herhalen
Rachel is realistisch én eerlijk. ‘Ik had gedacht: in twee jaar zijn we een heel eind. Dat was naïef.’
Professionaliseringsprocessen vragen geduld, herhalen, interventies, uitleg en vooral: dat mensen willen veranderen.
‘Roosteren raakt zóveel processen,’ zegt ze. ‘Als we willen dat zorgprofessionals hun werk volhouden, moeten we zorgen voor rust, ruimte en voorspelbaarheid in het rooster. Dat vraagt om een andere benadering van plannen en roosteren, waarbij we op tactisch niveau –verder dan de drie maanden roosters- vooruit kijken om productie en inzetbaarheid van medewerkers zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen en bij te sturen waar nodig. Hoe eerder we dat als sector erkennen, hoe beter.’
Meld je aan voor de nieuwsbrief of volg ons op:
Een samenwerkingsverband van sociale partners in de branche ziekenhuizen