E-learning Plannen is een vak
Leren roosteren: maatwerk, diepgang en ruimte voor plezier
Florence de Jong (Frisius MC) over haar bijdrage aan de e-learning en de kracht van goed roosteren
Toen Florence de Jong in het ziekenhuis begon, kwam ze uit een totaal andere wereld: de horeca, waar ze als floormanager in de skyboxen van het Abe Lenstra Stadion werkte. ‘Organiseren zit in mijn bloed. Maar ik had nooit verwacht dat roosteren zó complex was.’ In haar nieuwe rol ontdekte ze hoe groot de verantwoordelijkheid van planners eigenlijk is en hoeveel kennis daarvoor nodig is. Dat maakte dat ze zich al snel voor het vak begon in te zetten.
Van planner naar vertegenwoordiger in de expertgroep
Toen Frisius MC werd gevraagd om deel te nemen aan de expertgroep voor de nieuwe e-learning roosteren en plannen, schoof Florence met drie collega’s aan. Ze werd vanzelf de woordvoerder: betrokken, nieuwsgierig en scherp op wat planners nodig hebben. ‘We brachten allemaal onze eigen praktijk mee. Dat maakte de gesprekken rijk en eerlijk.’ De expertgroep dacht niet alleen mee over de inhoud, maar ook over de vorm, opbouw en werking van de e-learning. ‘We mochten overal iets van vinden. Dat maakte het proces heel leuk én heel waardevol.’
‘Het moest toegankelijk zijn, maar wel degelijk blijven. Dat evenwicht was belangrijk.’
Een speelse knipoog die bleef hangen
In een van de brainstorms ontstond spontaan een idee dat zou blijven: een klein icoon van een chimpansee, volgens biologen de beste planner onder de zoogdieren. Het gaf de e-learning een vleugje luchtigheid en herkenbaarheid, zonder dat het de professionaliteit onderuit haalde. ‘Het moest toegankelijk zijn, maar wel degelijk blijven. Dat evenwicht was belangrijk.’
Waarom deze e-learning wél het verschil maakt
Florence ziet drie elementen die het programma echt onderscheidend maken.
Modulariteit
Gebruikers kiezen wat voor hen relevant is. ‘Een planner duikt in andere onderwerpen dan een leidinggevende en dat werkt prettig en efficiënt.’
Diepgang
Voor het eerst wordt helder uitgelegd hoe capaciteit werkt, hoe je rekent en wat verzuim betekent. ‘Dat had ik eerder zó graag willen weten.’
Snacks
Kleine informatieblokjes waarop je kunt klikken voor extra context. ‘Je bepaalt zelf hoe ver je een onderwerp induikt. Dat houdt het overzichtelijk en toegankelijk.’
Het inzicht dat haar kijk op roosteren veranderde
Tijdens de expertgroep werd duidelijk hoe groot de impact van cijfers is op een rooster. ‘Wij hadden 11 procent ziekteverzuim, maar er was op 6 procent gerekend. Dan kan een rooster simpelweg niet kloppen, maar dat besefte ik toen niet.’ De e-learning geeft planners volgens haar het inzicht én de taal om zulke onderwerpen professioneel te bespreken met leidinggevenden. ‘Je wordt meer een adviseur dan een invuller van diensten.’
‘Je wordt meer een adviseur dan een invuller van diensten.’
Op weg naar één centrale, professionele roosterorganisatie
Door de fusie van MCL Leeuwarden en Tjongerschans tot Frisius MC zit de organisatie midden in de overgang naar één gezamenlijk planningssysteem. Daardoor is de e-learning nog niet ziekenhuisbreed uitgerold. Maar het team weet duidelijk waar het naartoe wil zodra de basis staat. ‘Als we willen dat roosteren echt goed gebeurt, dan moeten we toe naar een centrale aanpak met mensen voor wie dit een vak is. Niet meer iemand die het ernaast doet, maar planners die weten wat ze doen, die de e-learning hebben gevolgd en begrijpen hoe alles samenhangt. Het wordt allemaal complexer. Roosteren is geen bijtaak meer. Het is een vak dat we serieus moeten nemen.’
Meld je aan voor de nieuwsbrief of volg ons op:
Een samenwerkingsverband van sociale partners in de branche ziekenhuizen